XX建筑标准设计研究所公文管理办法

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公文管理办法

1  目的

为使我所的公文管理工作加更加规范化、制度化、科学化。

2  范围

本办法适用于本所公文的收文和发文两部分。

a．收文包括：签收、登记、分发、拟办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

b．发文包括：拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

3  职责

  办公室负责公文的归档管理及文书档案的管理。

4  管理内容

4.1  收文

4.1.1  外单位的来文，经办公室负责人按来文内容、性质提出拟办意见后，分送有关部门阅办或领导阅批。

4.1.2  对盖“急件”章的特件或有时间的文件要立即处理，对一般文件的办复时间一般不超过3天。

4.1.3  负责公文处理的工作人员，要及时了解公文的办理情况，按文件要求领导批示经常督促、检查和催办，直到承办完毕。做到件件有着落，事事有交待。

4.1.4  对机密文件，各部门应指定专人负责办理，办完后立即退到办公室存档。

4.1.5  文件原件除在拟办中注明最后存档单位的外，办完后一律送交所

办公室留存。

4.2  发文                     

4.2.1  管理规范

4.2.1.1  凡以通知、通报、批复、决定、意见等形式下发的公文为内部公文，由所主管部门负责起草。凡以所或所办公室名义向上级领导提交

的请示、报告、意见或是寄发合作单位的函、通知等上发公文，均由所责任部门或涉事部门草拟。

4.2.1.2  上级下发的一般性公文，下发时间不超过一天，紧急公文当即办理。

4.2.1.3   以所的名义发出的公文，应经主管领导签发。下发内部公文时，必须经所领导签发。以办公室名义下发的公文应经办公室负责人签发。

4.2.1.4  对有关提请院做出批示、答复的请示、意见，必须按院有关规定处理。

4.2.1.5  所各部门发文，统一使用所编制文号。

4.2.2  管理要求

4.2.2.1  对领导已签发的文稿，不得再作修改，需作修改的，要报经签发领导同意。

4.2.2.2  报给上级的请示，应当一文一事，不得在公文中夹带请示事项。

4.2.2.3  公文中的人名、地名、时间，数字、引文要准确，汉字、缩略语、标点符号要标准。

4.2.2.4  公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

4.2.2.5  公文正文部分应使用3号仿宋体汉字，从左至右横排，公文用纸采用标准A4型纸。

4.2.2.6  行文应当确有需要，内容力求主题明确、条理清晰、文字简练，并正确选用公文文种。

5.   立卷、归档、销毁

公文的立卷、归档、销毁，按《文书档案管理办法》（QSC-03-2002）执行。